Los costes ocultos de los sistemas de pago obsoletos y cómo evitarlos
- Pérdida de ingresos que quizá no note
- Riesgos de seguridad que no aparecen en el balance
- La desventaja competitiva que no se puede ignorar
- El verdadero coste de «apañarse»
- Cómo liberarse sin arruinarse
- En conclusión
Sin embargo, a día de hoy, muchas empresas, especialmente las pequeñas y medianas, siguen confiando en sistemas de pago obsoletos que se desarrollaron hace mucho tiempo, cuando aún no existían las carteras móviles, las tarjetas de pago sin contacto o el comercio electrónico global.
Analicemos los costes invisibles de los sistemas de pago obsoletos y discutamos formas realistas de modernizarse sin salirse del presupuesto.
Pérdida de ingresos que quizá no note
La pérdida de ingresos es el primer gasto, y el más ignorado, que supone retrasar el uso de una solución de pago electrónico. Los clientes que se sienten frustrados al pasar por caja debido a un terminal incómodo, un sistema de pago desconocido o un fallo al completar una transacción una o dos veces tienden a rendirse y rechazar la compra.
Problemas comunes:
- Retrasos al pasar por caja
- Métodos de pago limitados
- Pagos fallidos
- Mala experiencia online
Los clientes pueden molestarse por la lentitud de los lectores de chips, la lentitud de los terminales y los fallos del sistema en las horas punta del día, y pueden marcharse.
Riesgos de seguridad que no aparecen en el balance
Todos los pagos realizados contienen datos confidenciales de los clientes. Los sistemas de pago obsoletos no siempre cuentan con las últimas medidas de seguridad que son ahora la norma, como el cifrado de extremo a extremo, la tokenización o la detección de fraudes basada en la inteligencia artificial.
Lo que esto significa en la práctica:
- Riesgo de exposición al fraude
- Incumplimiento de la normativa
- Violaciones encubiertas
- Daños duraderos
Los costes de una infracción incluyen:
- Multas y sanciones previstas por la ley.
- Costes de investigación forense y de reparación.
- Costes de notificación a los clientes y de supervisión del crédito.
- Enormes pérdidas de reputación y pérdida de clientes para toda la vida.
La modernización no se produce simplemente por el cumplimiento normativo, sino por la necesidad de mantenerse un paso por delante en un mundo en el que los riesgos de seguridad de los pagos cambian cada día. La prevención siempre es menos costosa que la recuperación.
La desventaja competitiva que no se puede ignorar
En un mundo en el que la experiencia del cliente es lo más importante, las opciones de pago flexibles, fluidas y modernas ya no son un lujo, sino una necesidad. El 70 % de los consumidores afirma que utiliza los pagos con tarjeta con más frecuencia que otros métodos de pago. La ventaja tangible la obtienen los competidores que utilizan las tecnologías de pago más novedosas.
Existen modelos de suscripción, financiación "compra ahora/paga después" o extensiones de fidelidad que están directamente relacionados con los sistemas de pago. No se trata solo de funciones de pago, sino también de herramientas para fidelizar a los clientes, aumentar el valor de los pedidos y ampliar el alcance del mercado.
Las empresas que siguen utilizando sistemas anticuados transmiten un mensaje implícito pero significativo: están quedando rezagadas y plantean importantes riesgos de seguridad en los pagos. Por el contrario, una experiencia de pago de nueva generación se asocia con la innovación, la fiabilidad y el pensamiento orientado al cliente.
El verdadero coste de «apañarse»
Muchas de estas empresas se oponen a la actualización porque consideran que es más barato seguir con su antiguo sistema. Esta forma de apañarse oculta los costes ocultos de los sistemas de pago.
- Costes de mantenimiento del servicio: en muchos casos, los sistemas obsoletos pueden necesitar una atención especial, lo que se traduce en un contrato de servicio más caro o más dinero para repararlos.
- Tiempo de inactividad: cada minuto de inactividad del sistema equivale a pérdidas de ventas, clientes enfadados y horas de trabajo perdidas.
- Ineficiencia: la conciliación manual, que no es propia del software de contabilidad e inventario, y las antiguas herramientas de generación de informes consumen el tiempo de los empleados, que podría utilizarse de forma más productiva.
- Falta de escalabilidad: los sistemas existentes no son capaces de seguir el ritmo de la empresa a medida que se expande a nuevos mercados o canales de venta, lo que requiere costosas soluciones alternativas.
Si se suma todo esto, el coste de mantener un sistema de pago que se está quedando obsoleto es muchas veces superior al coste de la modernización. El "ahorro" es una ilusión.
Cómo liberarse sin arruinarse
Lo positivo es que el proceso de actualización de su sistema de pago no tiene por qué ser necesariamente abrumador y costoso. Las soluciones de pago contemporáneas son cada vez más personalizables, escalables y nativas de la nube, es decir, puede implementarlas al ritmo y al coste que mejor se adapte a su organización.
Aquí tienes algunas estrategias:
- Evalúa tus necesidades actuales: averigua qué es lo que causa fricciones a los clientes, ya sea en el punto de venta o durante el proceso de pedido o cobro del pago a lo largo del tiempo.
- Da prioridad a la flexibilidad: selecciona sistemas que permitan diversas opciones de pago, como las nuevas carteras digitales y la opción de «comprar ahora/pagar después».
- Piense en la integración: seleccione plataformas que se puedan conectar fácilmente a su CRM, contabilidad y gestión de inventario para evitar un exceso de trabajo manual.
- Utilice soluciones basadas en la nube: suelen tener una inversión inicial menor y se actualizan constantemente para mantenerse al día con las amenazas de seguridad.
- Negocie con los proveedores: hay muchos procesadores de pagos que estarán encantados de elaborar planes para pequeñas empresas; no acepte la primera oferta como definitiva.
- Escalabilidad: no es necesario gastar mucho dinero hoy en día para crecer, pero debe tomar una decisión que pueda ampliarse a medida que crezcan sus necesidades.
La transición no tiene por qué producirse de forma inmediata. La mayoría de las empresas empiezan poco a poco, actualizando sus pagos online y luego sus sistemas de punto de venta con empresas como PayDo, antes de añadir finalmente una opción de suscripción o de pago internacional.
En conclusión
Las empresas que siguen utilizando sistemas de pago anticuados están pagando, en esencia, un impuesto invisible: ventas perdidas, mayores riesgos y oportunidades perdidas. Las empresas pueden convertir esos costes invisibles, al descubrirlos y hacer un esfuerzo consciente por modernizarse, en un activo estratégico.
Cuanto más rápido actúe, más rápido dejará de pagar los costes ocultos de los sistemas de pago del pasado.