Factura electrónica: qué cambia en 2026 en España, cómo afecta al B2B y qué conviene hacer desde hoy
- Introducción
- Dos carriles que se cruzan en 2026
- Qué es una e-factura, sin tecnicismos innecesarios
- Verifactu y SIF, qué exigir al software desde 2026
- Qué cambia realmente en el día a día de una pyme
- Qué conviene decidir ahora, sin esperar al último mes
- Efectos sectoriales, comercio, hostelería, servicios y construcción
- Cómo encajan Europa y España, el espejo que conviene mirar
- Relación con el proveedor, checklist mínimo para no equivocarse
- Preguntas clave que nos hacen empresas y asesorías
- Conclusión
Introducción
La conversación pública ha mezclado dos piezas distintas del mismo puzle. Por un lado, el intercambio entre empresas mediante factura electrónica estructurada que impulsa la Ley 18/2022. Por otro, los requisitos técnicos de los Sistemas Informáticos de Facturación que refuerzan integridad y trazabilidad desde 2026. Entender ambas capas evita decisiones a medias y permite planificar sin sobresaltos. Para quien busque una base didáctica, esta guía enlaza a una explicación clara con información sobre la factura electrónica y la aterriza en fechas, procesos y software.
Dos carriles que se cruzan en 2026
El carril de la e-factura B2B regula cómo envías y recibes el documento entre empresas, con formato estructurado y estados de aceptación o rechazo. El carril de los SIF regula cómo emites y custodias con registros a prueba de manipulaciones, exportables y con capacidad de auditoría. La referencia operativa es 2026, con una rampa que enmarca a sociedades desde el 1 de enero y al resto de obligados desde el 1 de julio para el ámbito de SIF y Verifactu, según el ajuste normativo de 2025 que actualizó el calendario del Reglamento de requisitos de facturación.
En paralelo, el proyecto de Real Decreto de factura electrónica B2B siguió su tramitación en 2025, con una segunda audiencia pública y borradores oficiales que detallan sintaxis admitidas, canales de interconexión y obligaciones de informar estados. Aunque el texto definitivo puede introducir matices, la dirección es clara, formato estructurado, interoperabilidad y estados.
Qué es una e-factura, sin tecnicismos innecesarios
Una e-factura es un fichero de datos estructurado que un sistema entiende sin teclear. En España conviven Facturae con estándares europeos como UBL o CII, todos alineados con el modelo común europeo EN 16931. El PDF puede viajar como representación, pero la automatización y los estados dependen del fichero estructurado. Esta armonización europea, unida a redes como Peppol para el intercambio, busca que cada empresa use su proveedor sin bloquear a la contraparte.
Verifactu y SIF, qué exigir al software desde 2026
El Reglamento de SIF obliga a que el software genere un registro de alta por cada factura, encadenado criptográficamente, y mantenga un registro de eventos con lo que ocurre en el sistema, desde anulaciones hasta cambios de configuración. Además, las facturas incorporarán código QR y, en la modalidad verificable, la leyenda VERI*FACTU. La AEAT detalla que el QR es obligatorio en facturas y simplificadas dentro del ámbito del reglamento y explica la lógica del cotejo cuando hay remisión.
Sobre el calendario de entrada, Hacienda y la prensa económica han ubicado los hitos en 2026, con adaptación inicial de sociedades y posterior del resto de obligados, a partir de la modificación aprobada en 2025. Este marco convive con regímenes existentes como SII, que mantienen su ámbito propio y requieren coordinación interna para evitar duplicidades.
Qué cambia realmente en el día a día de una pyme
Primero, cambia la forma de emitir y conservar. El SIF debe asegurar integridad, trazabilidad y exportaciones legibles por terceros, lo que simplifica auditorías y requerimientos. Segundo, cambia la forma de enviar y recibir con clientes y proveedores. En e-factura, el documento viaja por un canal interoperable, por ejemplo Peppol o plataformas interconectadas por API, y devuelve estados que tesorería puede seguir. Tercero, cambia la disciplina de datos. Sin NIF correcto, direcciones completas y reglas de IVA coherentes, crecen los rechazos y se pierde el beneficio.
Qué conviene decidir ahora, sin esperar al último mes
Formato y canal. Si te relacionas con Administraciones y grandes empresas, Facturae seguirá pesando. Si tu cadena de valor es europea, añade UBL y evalúa Peppol como vía de intercambio.
Integración ERP. La factura debe nacer en el ERP o facturador, no en circuitos paralelos. Desde ahí se genera el fichero estructurado para enviar, la representación PDF y las evidencias para auditoría.
Validaciones previas. Configura reglas antes de enviar, NIF válido, IVA correcto, totales cuadrando, referencia a pedido cuando el cliente lo exige. Reducen rechazos y acortan el cobro.
Gobernanza documental. Define series, permisos y flujos para anulaciones y rectificativas, todo bajo el paraguas del registro de eventos del SIF.
Piloto con métricas. Treinta días con cinco clientes y cinco proveedores, KPI de tasa de rechazo, tiempo a aceptación y porcentaje de facturas recibidas contabilizadas sin intervención. Escala cuando la tasa de rechazo caiga por debajo de tu umbral y la contabilización automática pase del 50 por ciento.
Efectos sectoriales, comercio, hostelería, servicios y construcción
En comercio y hostelería importa definir el momento de emisión para no duplicar documentos entre tienda y web. En servicios profesionales conviene incluir referencias de proyecto en la e-factura, aceleran la aceptación del cliente. En construcción el trío pedido, albarán, factura es la base para automatizar la recepción y reducir disputas. Esta casuística se apoya en estándares y en canales interoperables, el objetivo es que, independientemente del proveedor de cada parte, el intercambio fluya con reglas comunes.
Cómo encajan Europa y España, el espejo que conviene mirar
La tendencia europea es consolidar EN 16931 y Peppol como lenguajes comunes. Países como Bélgica ya han fijado obligatoriedad B2B general para 2026 con ese stack, lo que anticipa el entorno al que se integrará España a medida que se complete la regulación interna. La lección es clara, estandarizar pronto reduce fricción y costes cuando llega la extensión por tamaños.
Relación con el proveedor, checklist mínimo para no equivocarse
Pide emisión y recepción al menos en Facturae y UBL, conexión a Peppol o a redes privadas por API, validaciones previas configurables, gestión de estados recibida, aceptada, rechazada con motivo, exportaciones legibles por terceros que incluyan fichero, acuses y representación, y colas de envío con reintentos. Estas capacidades se alinean con los borradores de 2025 y con la práctica europea.
Preguntas clave que nos hacen empresas y asesorías
¿“Factura electrónica” es enviar PDFs por correo?
No. El PDF puede acompañar, la e-factura es un formato estructurado que los sistemas procesan y que viaja por un canal interoperable, con estados de recepción y aceptación.
¿Cuándo empieza todo esto en la práctica?
Para el ámbito de SIF y Verifactu, la referencia es 2026 con la rampa citada. En e-factura B2B, el proyecto de Real Decreto avanzó en 2025 y definirá el detalle de plazos y fases cuando se publique. Planifica como si 2026 fuera tu ventana de corte y evita improvisaciones.
Estoy en SII, ¿me afecta igual?
El SII mantiene su propio ámbito. La coordinación interna es clave para no duplicar circuitos, sobre todo en plantillas y conciliación. La capa SIF refuerza integridad y registro de eventos, la capa e-factura mejora intercambio y estados.
¿Necesito Peppol sí o sí?
No siempre, aunque es el marco de interoperabilidad más extendido en Europa. Si tus contrapartes lo usan, te ahorrarás pasarelas complejas. Tu proveedor debe conectarse a Peppol o a redes equivalentes.
¿Qué KPI usar para saber si voy bien?
Tres básicos, tasa de rechazo por causa, tiempo medio a aceptación y porcentaje de facturas recibidas contabilizadas sin intervención. Con esos datos, ajustás reglas y plantillas cada mes.
Conclusión
España acelera la digitalización de la factura en dos carriles complementarios. El primero mejora cómo te conectas con clientes y proveedores, el segundo fortalece cómo emites y conservas. Las empresas que dediquen este trimestre a limpiar datos, elegir formato y canal, integrar su ERP, definir validaciones y correr un piloto con métricas, llegarán a 2026 con menos fricción, menos rechazos y cierres contables más predecibles. El ecosistema europeo ya ofrece el mapa, estándares comunes y redes de intercambio, falta ejecutar con orden.